从疫情期间的飞书 App 体验,聊聊远程办公这件事

一场突如其来的疫情,打乱了所有的节奏。好在少数派本身有远程协作的基础,让我们在 2 月 3 号就开始恢复内容生产和运营,反而是客户与合作伙伴都处于停滞状态。

就在我们远程复工的第一周,飞书快速推出了疫情报备、在线办公室等多个功能模块,我们刚好是飞书的早期用户,简单分享一下这两个功能的实际体验。受疫情影响,基本所有行业都在家办公了,也包括传统服装行业的麦嫂,我刚好作为跨行业观察者,把一些关于远程工作的思考分享给大家。

飞书新功能体验 健康报备简单实用

根据字节跳动副总裁、飞书负责人谢欣讲述,健康报备是他们自己的刚性需求,字节跳动有 5 万人分布在各地,春节假期还有不少人出国旅游的,出现疫情之后,需要第一时间掌握所有员工健康情况,才能统筹安排工作计划。因此,飞书团队用两天时间,以远程协作的模式,快速开发了健康报备应用,并且在 2 月 4 号就开放给企业使用,响应速度可以说极快了。

企业管理员在健康报备应用中简单设置一些问题,设置简单的答案选项,保存成功后,飞书机器人会自动通知指定的员工进行填表,数据直接进入后台,图表化清晰呈现。当然,也可以针对不同部门的需求,设置不同的问卷,来满足本地和外地员工的不同需求,思考非常周到。

这样一个小应用,既解决了管理层的对于关键信息的快速搜集需求,又不会给员工带来额外的负担,定时自动化完成,尤其是员工较多,或者身处疫区,需要衔接政府部门的企业,解决了大问题。

线上办公室

线上办公室与远程开会有什么区别呢?在日常的 8 小时工作制下,我们可以随时发起实时沟通,但目前的远程会议模式,都是完全独立的场景,并不能满足实时沟通的需求,那么是否有可能利用音频技术,模拟大家都在现场的办公环境呢?在线办公室功能应运而生,只需要点击群组对话框的右上角按钮,就可以实时开启语音交流,不再需要进入专门的会议模式,尽量去掉所有邀约和接入流程,当下的文字对话和文档操作不受任何影响,这个功能也开发迅速,2 月 5 日就上线开放了。

这里要特别表扬一下飞书的语音通话质量,相对其他软件,非常的稳定清晰,不知道用了什么底层技术,据说有一个规模不小的团队在开发支撑。特点主要是声音纯净真实,几乎没有杂音和变声。别小看这个细节,长时间的语音沟通中,杂音和断线会让人非常烦躁,严重影响沟通效率。

远程协作众生相 典型互联网远程状态

前面也提到,我派 2 月 3 日就开始复工了。没错,因为半数同事都是有长期在家远程工作的,我自己也因为经常出差,保持半远程的状态,所以我们可以很容易进入工作状态,受限于居家环境,除了一些深度讨论的工作不好开展,包括每日编辑部会议,策划总结沟通,临时任务安排,基本都保持正常运转。

与此同时,少数派团队还做了一件更有意义的事,我们跟独立开发者,各地的数据志愿者,利用远程协作,将各地政府公布的病患小区进行搜集整理,「疫况」小程序向更多用户展示身边的疫情,短短的七天时间,开发、产品、运维、设计、内容多个同事,在全国各地展开线上协作,一百多个志愿者,利用表单、在线表格完成数据整理,最终竟然服务了 3500 万用户,我们为这种高效协作感到非常自豪。

在这个过程中,因为产品访问瞬间增量,服务器的压力巨大,同时开发迭代和数据整理都在同步进行,我们刚好启用了线上办公室,保持高频的交流,这正是远程协作的魅力,你可以跟目标一致的陌生人,迅速组建团队,哪怕在世界各地,都可以完成一件有意义的事情。这也是远程在线协作工具的价值。

传统企业远程状态

麦嫂是传统的服装公司财务主管,以往几乎没有远程工作场景需求,到了 2 月 10 日之后,公司高层也熬不住了,开始要求大家尽量尝试远程工作,于是我就亲自参与了这个过程,刚好是个行业外的案例。

作为财务,核心数据服务器在公司,因此不能用自己的电脑直接进入财务系统,必须通过远程桌面工具进行操作,工作效率自然没法跟在线软件相比。

她们虽然也有用一套某公司的协作系统,但更多的是用来部署 OA 管理系统,并没有深度地参与日常协作,对于数据文档处理,依然是通过对话框里传来传去,当遇到这种特殊情况时,效率更是直线下降,要在远程的桌面和本地桌面来回折腾。人很辛苦,但也只能勉强完成基本工作,真不如在公司面对面上班更加高效。

而麦嫂的很多同事,对于自己的电脑和工具操作也很生疏,比如麦嫂有位同事的桌面远程软件一直无法运行,提示 Mac 系统版本过低,因为平时不怎么维护自己的电脑,也不会升级系统,就这样折腾了好几天。我协助她们升级了电脑系统,总算开始工作了,又遇到 Mac 上 Numbers 和 Windows 上 Excel 兼容性问题,对于习惯了办公室设备,有 IT 运维跟着的传统公司来说,因为缺乏先进的协作工具,远程办公简直是一场灾难。

企业文化很重要 不断学习和折腾的心

想想我自己也算是从传统行业转行到互联网的,创立少数派之前,差不多有七年的外贸行业经验,那时候不仅是利用互联网获取海外订单,也开始搭建本地共享服务器来更新业务文件,可以说依靠网络+工具+勤奋,获得了自己的第一桶金。

虽然今天的的网络带宽、工具进化、云服务已经非常强大,需要的却是管理者有一颗「折腾」的心,不断地学习和研究工具应用,总结问题和方法。据我了解,张一鸣不仅是出色的管理者,也一直是个工具控,字节跳动就是这样一家乐于「折腾」的公司。2012 年成立以来,他们更换过多款沟通协作工具。因为,他们从上到下都认为,沟通对于信息的创造、分发、流转和消费都至关重要。最终还是在三年前自己打造了飞书协作平台,几万人内测一年多之后,2018 年才正式开放给外部公司使用。

当然,信任自己的团队,把管理驱动转为目标驱动,这样的意识和思维也是远程协作的基础,利用好远程协作,网罗世界人才,就会享受到接下来的全球化效率红利。

对工具的认知和了解

作为每个企业成员来说,除了日常工作内容,对于工具的认知也非常必要,这里不是说人人都要成为工具高手,但至少要具备基础系统应用、软件兼容概念、云服务种类等等,这些能力会让你在未来的职场中更有竞争力,降低被淘汰的风险。启用协作工具的目的,就是打破传统的人情世故,专注工作本身,以能力和结果来论英雄,这也正是即将到来的行业大趋势。

有了以上两点基础,工具就会真正影响公司的整体效益,而工具的不断改进,就可以创造出各种独特的协作方式,包括今天热议的远程办公。

最后还是安利一下飞书吧,如果麦嫂他们小组都用上线上办公室该多好,可惜,企业协作系统是老板选择的,我也是有心无力啊。

一场突如其来的疫情,打乱了所有的节奏。好在少数派本身有远程协作的基础,让我们在 2 月 3 号就开始恢复内容生产和运营,反而是客户与合作伙伴都处于停滞状态。

就在我们远程复工的第一周,飞书快速推出了疫情报备、在线办公室等多个功能模块,我们刚好是飞书的早期用户,简单分享一下这两个功能的实际体验。受疫情影响,基本所有行业都在家办公了,也包括传统服装行业的麦嫂,我刚好作为跨行业观察者,把一些关于远程工作的思考分享给大家。

飞书新功能体验 健康报备简单实用

根据字节跳动副总裁、飞书负责人谢欣讲述,健康报备是他们自己的刚性需求,字节跳动有 5 万人分布在各地,春节假期还有不少人出国旅游的,出现疫情之后,需要第一时间掌握所有员工健康情况,才能统筹安排工作计划。因此,飞书团队用两天时间,以远程协作的模式,快速开发了健康报备应用,并且在 2 月 4 号就开放给企业使用,响应速度可以说极快了。

企业管理员在健康报备应用中简单设置一些问题,设置简单的答案选项,保存成功后,飞书机器人会自动通知指定的员工进行填表,数据直接进入后台,图表化清晰呈现。当然,也可以针对不同部门的需求,设置不同的问卷,来满足本地和外地员工的不同需求,思考非常周到。

这样一个小应用,既解决了管理层的对于关键信息的快速搜集需求,又不会给员工带来额外的负担,定时自动化完成,尤其是员工较多,或者身处疫区,需要衔接政府部门的企业,解决了大问题。

线上办公室

线上办公室与远程开会有什么区别呢?在日常的 8 小时工作制下,我们可以随时发起实时沟通,但目前的远程会议模式,都是完全独立的场景,并不能满足实时沟通的需求,那么是否有可能利用音频技术,模拟大家都在现场的办公环境呢?在线办公室功能应运而生,只需要点击群组对话框的右上角按钮,就可以实时开启语音交流,不再需要进入专门的会议模式,尽量去掉所有邀约和接入流程,当下的文字对话和文档操作不受任何影响,这个功能也开发迅速,2 月 5 日就上线开放了。

这里要特别表扬一下飞书的语音通话质量,相对其他软件,非常的稳定清晰,不知道用了什么底层技术,据说有一个规模不小的团队在开发支撑。特点主要是声音纯净真实,几乎没有杂音和变声。别小看这个细节,长时间的语音沟通中,杂音和断线会让人非常烦躁,严重影响沟通效率。

远程协作众生相 典型互联网远程状态

前面也提到,我派 2 月 3 日就开始复工了。没错,因为半数同事都是有长期在家远程工作的,我自己也因为经常出差,保持半远程的状态,所以我们可以很容易进入工作状态,受限于居家环境,除了一些深度讨论的工作不好开展,包括每日编辑部会议,策划总结沟通,临时任务安排,基本都保持正常运转。

与此同时,少数派团队还做了一件更有意义的事,我们跟独立开发者,各地的数据志愿者,利用远程协作,将各地政府公布的病患小区进行搜集整理,「疫况」小程序向更多用户展示身边的疫情,短短的七天时间,开发、产品、运维、设计、内容多个同事,在全国各地展开线上协作,一百多个志愿者,利用表单、在线表格完成数据整理,最终竟然服务了 3500 万用户,我们为这种高效协作感到非常自豪。

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